Kế hoạch dự án là gì?

Kế hoạch dự án là một loạt các tài liệu chính thức xác định các giai đoạn thực hiện và kiểm soát của một dự án. Kế hoạch bao gồm các cân nhắc về quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên và thông tin liên lạc, đồng thời giải quyết các đường cơ sở về phạm vi, chi phí và lịch trình. Phần mềm lập kế hoạch dự án được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án để đảm bảo rằng các kế hoạch của họ là kỹ lưỡng và mạnh mẽ.

Kế hoạch dự án, còn được gọi là kế hoạch quản lý dự án, trả lời ai, cái gì, ở đâu, tại sao, như thế nào và khi nào của dự án — nó không chỉ là một biểu đồ Gantt với các nhiệm vụ và ngày đến hạn. Mục đích của kế hoạch dự án là hướng dẫn thực hiện và kiểm soát các giai đoạn của dự án.

Như đã đề cập ở trên, một kế hoạch dự án bao gồm các tài liệu sau:

Điều lệ dự án: Cung cấp một cái nhìn tổng thể chung về dự án. Nó mô tả lý do, mục tiêu, mục tiêu, ràng buộc của dự án, các bên liên quan, trong số các khía cạnh khác.
Tuyên bố công việc: Xác định phạm vi, lịch trình, công việc, sự kiện quan trọng và nhiệm vụ của dự án.
Cấu trúc phân chia công việc: Chia nhỏ phạm vi dự án thành các giai đoạn dự án, tiểu dự án, công việc phân phối và gói công việc dẫn đến kết quả cuối cùng của bạn có thể thực hiện được.
Kế hoạch dự án: Tài liệu kế hoạch dự án được chia thành các phần bao gồm: quản lý phạm vi, quản lý chất lượng, đánh giá rủi ro, quản lý nguồn lực, quản lý các bên liên quan, quản lý lịch trình và kế hoạch quản lý thay đổi.
Hướng dẫn này nhằm mục đích cung cấp cho bạn tất cả thông tin và tài nguyên bạn cần để tạo một kế hoạch dự án và được khách hàng và các bên liên quan của bạn chấp thuận. Hãy bắt đầu với những điều cơ bản của việc viết một kế hoạch dự án.

Cách tạo kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án của bạn là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Nếu không có một, dự án của bạn có thể dễ gặp phải các vấn đề quản lý dự án phổ biến như bỏ lỡ thời hạn, phạm vi leo thang và chi phí vượt chi phí. Mặc dù viết một kế hoạch dự án có phần tốn nhiều công sức từ trước, nhưng nỗ lực sẽ trả cổ tức trong suốt vòng đời của dự án.

Đề cương cơ bản của bất kỳ kế hoạch dự án nào có thể được tóm tắt trong năm bước sau:

Xác định các bên liên quan của dự án, phạm vi, cơ sở chất lượng, sản phẩm phân phối, các cột mốc quan trọng, tiêu chí thành công và yêu cầu. Tạo điều lệ dự án, cấu trúc phân tích công việc (WBS) và tuyên bố công việc (SOW).
Xác định rủi ro và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm của bạn, những người sẽ thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu và giám sát các rủi ro liên quan đến chúng.
Tổ chức nhóm dự án của bạn (khách hàng, các bên liên quan, nhóm, thành viên đột xuất, v.v.) và xác định vai trò và trách nhiệm của họ.
Liệt kê các nguồn lực cần thiết của dự án, chẳng hạn như nhân sự, thiết bị, tiền lương và vật liệu, sau đó ước tính chi phí của chúng.
Xây dựng các quy trình và biểu mẫu quản lý sự thay đổi.
Lập kế hoạch truyền thông, lịch trình, ngân sách và các tài liệu hướng dẫn khác cho dự án.
Mỗi bước để viết một kế hoạch dự án được giải thích ở trên tương ứng với 5 giai đoạn của dự án, mà chúng tôi sẽ trình bày trong phần tiếp theo.

5 giai đoạn của vòng đời dự án là gì?

Bất kỳ dự án nào, dù lớn hay nhỏ, đều có tiềm năng rất phức tạp. Việc chia nhỏ tất cả các phần cần thiết cho kế hoạch dự án sẽ dễ dàng hơn nhiều bằng cách xem dự án của bạn theo các giai đoạn. Viện Quản lý Dự án, trong Sách Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK), đã xác định 5 giai đoạn sau của một dự án:

Khởi đầu: Sự khởi đầu của một dự án, trong đó các mục tiêu và mục tiêu được xác định thông qua một tình huống kinh doanh và tính thực tiễn của dự án được xác định bởi một nghiên cứu khả thi.
Lập kế hoạch: Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, phạm vi của dự án được xác định bằng cấu trúc phân chia công việc (WBS) và phương pháp luận của dự án để quản lý dự án được quyết định. Chi phí, chất lượng và nguồn lực được ước tính, đồng thời xác định được lịch trình dự án với các mốc quan trọng và phụ thuộc nhiệm vụ. Mục tiêu chính của giai đoạn này là kế hoạch dự án của bạn.
Thực hiện: Các công việc bàn giao của dự án được hoàn thành trong giai đoạn này. Thông thường, giai đoạn này bắt đầu bằng một cuộc họp khởi động và tiếp theo là các cuộc họp nhóm thường xuyên và báo cáo trạng thái trong khi dự án đang được thực hiện.
Giám sát & Kiểm soát: Giai đoạn này được thực hiện song song với giai đoạn thực hiện dự án. Các chỉ số về tiến độ và hiệu suất được đo lường để giữ cho tiến độ của dự án phù hợp với kế hoạch dự án.
Đóng cửa: Dự án hoàn thành khi bên liên quan nhận được sản phẩm cuối cùng. Các nguồn lực được giải phóng, các hợp đồng được ký kết và lý tưởng nhất là sẽ có đánh giá về những thành công và thất bại.

Giai đoạn lập kế hoạch dự án

Bây giờ chúng ta đã học cách lập kế hoạch dự án và xác định các giai đoạn của vòng đời quản lý dự án, chúng ta cần nhấn mạnh về tầm quan trọng của giai đoạn lập kế hoạch dự án.

Quá trình lập kế hoạch dự án rất quan trọng đối với bất kỳ loại dự án nào vì đây là nơi bạn tạo tất cả các tài liệu hướng dẫn cách bạn sẽ thực hiện dự án của mình và cách bạn kiểm soát rủi ro và bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra. Những tài liệu này, là một phần của kế hoạch quản lý dự án, bao gồm tất cả các chi tiết của dự án của bạn mà không có ngoại lệ.

Có những mẫu kế hoạch dự án có thể giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ của mình và bắt đầu quá trình lập kế hoạch dự án — nhưng chúng tôi ở đây tại ProjectManager khuyên bạn nên sử dụng phần mềm lập kế hoạch dự án. Bộ tính năng này mạnh mẽ hơn nhiều và được tích hợp với mọi giai đoạn dự án so với mẫu kế hoạch dự án Excel và là một cách tuyệt vời để đảm bảo tiến độ thực tế của bạn luôn phù hợp với tiến độ dự kiến của bạn.

Phần mềm lập kế hoạch dự án là gì?

Sau khi bạn viết một kế hoạch dự án, đã đến lúc thực hiện. 

Phần mềm lập kế hoạch dự án đã trở thành một công cụ vô giá cho các nhà quản lý dự án trong những năm gần đây, vì nó cung cấp cho họ khả năng duy trì và tự động hóa các thành phần mà chúng tôi đã nêu ở trên. Phần mềm lập kế hoạch dự án là một công cụ tuyệt vời để hỗ trợ các quy trình quản lý dự án như phát triển lịch trình, quản lý nhóm, ước tính chi phí, phân bổ nguồn lực và giám sát rủi ro.

Ngoài ra, phần mềm lập kế hoạch còn cho phép người quản lý giám sát và theo dõi kế hoạch của họ khi nó di chuyển qua giai đoạn thực hiện của dự án. Các tính năng này bao gồm trang tổng quan, để có cái nhìn cấp cao về tiến độ và hiệu suất của dự án cũng như các báo cáo chuyên sâu có thể được sử dụng để giao tiếp với các bên liên quan.

Phần mềm lập kế hoạch dự án có tất cả các kích cỡ và hình dạng khác nhau. Có một số tập trung vào một khía cạnh duy nhất và một số khác cung cấp một bộ tính năng lập kế hoạch có thể được sử dụng trong từng bước lập kế hoạch của dự án. Điều gì phù hợp với dự án của bạn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, nhưng nói chung, phần mềm lập kế hoạch dự án là một công cụ mạnh hơn nhiều so với các mẫu lập kế hoạch dự án.

Lợi ích của phần mềm lập kế hoạch dự án trực tuyến

Phần mềm lập kế hoạch dự án trực tuyến rất linh hoạt và có thể thích ứng với phong cách làm việc của nhóm bạn. Nó có các tính năng được thiết kế để hỗ trợ bạn trong suốt quá trình lập kế hoạch dự án của bạn.

Trước sự nổi lên của phần mềm lập kế hoạch, các nhà quản lý dự án thường phải theo kịp một bộ sưu tập rời rạc các tài liệu, bảng tính excel, v.v. Tuy nhiên, các nhà quản lý hiểu biết tận dụng các công cụ quản lý dự án có sẵn cho họ để tự động hóa những gì họ có thể và hợp lý hóa những gì họ không thể.

Một số lợi ích tiết kiệm thời gian của phần mềm lập kế hoạch dự án bao gồm những điều sau đây.

Tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công nhiệm vụ
Lập kế hoạch và lên lịch cho các mốc quan trọng và sự phụ thuộc của nhiệm vụ
Theo dõi tiến độ, chi phí và nguồn lực
Cộng tác với nhóm
Chia sẻ kế hoạch dự án với nhóm và các bên liên quan
Tạo báo cáo về kế hoạch